Comment rembourser l’énergie des collaborateurs ?

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Les nombreuses entreprises qui ont sauté le pas vers la mobilité électrique s’interrogent sur la manière de gérer le remboursements des recharges effectuées par les collaborateurs.

En effet, l’employeur peut prendre en charge les frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés pour les déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail. Ils sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.

Comment connaître le montant des frais énergétiques liés à la consommation professionnelle du collaborateur ? Comment se passe la refacturation de la recharge à l’employeur ? Pour répondre à ces questions, il est important de différencier les différents lieux de recharge.

Recharge sur le lieu de travail

Aucune indemnisation supplémentaire n’est à prévoir pour vos salariés lorsqu’ils rechargent leur véhicule électrique en utilisant les bornes de recharge de l’entreprise. En effet, leur consommation est directement imputée sur votre facture d’énergie.

L'installation d'une ou plusieurs bornes de recharge dans le parking de votre entreprise est donc une solution simple et efficace pour proposer la recharge gratuite à vos salariés mais aussi réduire vos coûts (faible coût de l'énergie).

Il est aussi à noter que vous pouvez faire payer la recharge à certains utilisateurs de vos bornes d'entreprises (visiteurs, clients, etc). Un bon moyen de rentabiliser cet investissement.

Recharge chez le collaborateur

En cas de recharge chez le collaborateur, il est important de pouvoir rembourser l’énergie que ce dernier consomme à titre professionnel. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Remboursement forfaitaire : Cela consiste à établir un montant fixe mensuel de frais de recharge à domicile. En général, les entreprises estiment un coût de 6,5 euros par recharge pour les véhicules 100% électriques et 2,5 euros pour les véhicules hybrides. Il ne vous reste plus qu’à estimer le nombre de recharge réalisées par mois, et vous aurez le montant forfaitaire à accorder à chaque salarié. Ce remboursement apparaît sur la fiche de paie mensuelle du collaborateur.

  • Notes de frais : L’entreprise peut également décider de prendre en charge l’énergie du collaborateur aux frais réels. Dans ce cas-là, le remboursement s’effectue par le biais d’une note de frais.

  • Borne connectée : Simple et efficace, l’installation d’une borne connectée chez le collaborateur est la solution privilégiée par les entreprises. En effet, grâce à un outil d’identification des utilisateurs, elle est capable de distinguer les consommations personnelles de celles professionnelles. L’entreprise a accès à un outil de gestion qui permet de suivre les consommations du collaborateur à chaque session de recharge. Ainsi, les coûts énergétiques liés à la consommation à titre professionnel du salarié  sont connus et il est facile de le dédommager. Les bornes de recharge connectées les plus présentes sur le marché sont Alfen, Newmotion ou encore Chargepoint.

Recharge sur les bornes publiques

Si vous ne disposez pas de bornes au sein de votre entreprise et que votre collaborateur n’a pas non de plus de point de recharge chez lui, ce dernier va être contraint d’utiliser les bornes publiques pour son véhicule électrique. Deux options s’offrent à vous pour le remboursement de l’énergie :

  • Notes de frais : Comme expliqué ci-dessus, il est possible de demander au collaborateur de réaliser des notes de frais pour obtenir le remboursement de l’énergie utilisée dans le cadre professionnel.

  • Carte énergie : L’entreprise a également la possibilité de mettre à disposition des collaborateurs une carte énergie (comme la carte Chargemap). Grâce à cette dernière, ils pourront payer leur recharge aux bornes publiques, aux frais de l’entreprise. A la fin de chaque mois, celle-ci pourra donc connaître les frais d’énergie imputés à chaque salarié. Ainsi, en proposant un service équivalent aux cartes carburant classiques, la carte énergie permet de simplifier la gestion du remboursement des frais des salariés.

Ce qu’il faut retenir

Il existe de nombreuses solutions pour rembourser l’énergie consommée par les collaborateurs dans le cadre professionnel. Si vos collaborateurs ont la possibilité d'installer une borne à leur domicile, nous vous conseillons la borne connectée qui permet l’accès à un outil de gestion pour suivre les consommations professionnelles des salariés. La carte énergie est également une solution très pratique lorsque les collaborateurs sont amenés à recharger leur véhicule électrique sur les bornes publiques.

N’hésitez pas à solliciter les équipes Myvee pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et pour sa mise en place.

 

 

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Les nombreuses entreprises qui ont sauté le pas vers la mobilité électrique s’interrogent sur la manière de gérer le remboursements des recharges effectuées par les collaborateurs. En effet, l’employeur peut prendre en charge les frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés pour les déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail. Ils sont exonérés de cotisations et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié. Comment connaître le montant des frais énergétiques liés à la consommation professionnelle du collaborateur ? Comment se passe la refacturation de la recharge à l’employeur ?